SERENDIPIA GROUP S.A.S.

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SERENDIPIA GROUP S.A.S, empresa dedicada a la comercialización de productos, exportación e importación, identificada con el NIT 900730402-4, con domicilio principal en la dirección calle 17 número 7-12, oficina 1101, edificio Centro Empresarial, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales sus trabajadores, clientes, proveedores y en general de todos sus agentes de interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal.

TÍTULO I

DEFINICIONES

Los conceptos que a continuación se presentan, son resultado de lo expuesto en la Ley 1581 de 2012 y el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.

1. a) Autorización:Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. b) Base de Datos:Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
3. c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4. d) Encargado del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
5. e) Responsable del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
6. f) Titular:Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
7. g) Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
8. h) Área encargada de Protección de Datos Personales/Oficial de Privacidad:Responsable al interior de la Compañía,  encargado de vigilar, controlar y promover la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.

TÍTULO II

MARCO LEGAL APLICABLE AL TRATAMIENTO

En virtud de la presente política se aplicarán los siguientes referentes normativos y los procedimientos / lineamientos expedidos por la Compañía para el tratamiento de los datos personales.

Constitución Política de Colombia.

Ley 1581 de 2012.

Decreto Único 1074 de 2015.

Decretos Reglamentarios.

Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Jurisprudencia aplicable.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Manual de procedimientos para el tratamiento de datos personales.

Lineamientos para la supervisión del tratamiento de datos personales.

Lineamientos para el relacionamiento con terceros.

TÍTULO III

PRINCIPIOS A LOS QUE ESTÁ SUJETO EL TRATAMIENTO

En todo caso, el procesamiento de datos personales que se efectúe con ocasión de la presente Política de Tratamiento deberá regirse estrictamente bajo los siguientes principios:

Legalidad: El Tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la Ley.

Finalidad: La finalidad del Tratamiento debe ser legítima, temporal e informada al titular.

Límite razonable: Se limitará el almacenamiento y procesamiento de datos personales a lo que es esencialmente necesario para cumplir los propósitos previamente especificados de la relación de negocios, así como el cumplimiento de los fines autorizados por el Titular.

Libertad: El dato puede ser tratado sólo con el consentimiento previo, expreso, informado y autodeterminado por el titular o por mandato legal o judicial.

Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Transparencia: Debe garantizarse el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones.

Acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la Ley.

Seguridad: La información debe manejarse con las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: Los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y sólo se pueden suministrar en los términos de la Ley Toda persona que intervenga en el procesamiento de la información deberá garantizar su carácter reservado.

TÍTULO IV

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

En su calidad de responsable del tratamiento de los datos recolectados, la empresa declara que los mismos serán procesados con ocasión de una(s) de la(s) siguiente(s) finalidad(es):

Gestión de Seguridad y  Vigilancia:

Registrar y controlar el acceso y salida de los trabajadores a las instalaciones de la Compañía por medio de los procesos de seguridad establecidos, con el fin de mitigar el riesgo en el desarrollo de las diferentes operaciones de la Compañía y estructurar un control de ausentismo.

Registrar, controlar y verificar el acceso de los visitantes a las instalaciones de la Compañía, por medio del formato de ingreso.

Monitorear a través de circuito cerrado de video vigilancia el ingreso y salida de trabajadores, contratistas y visitantes a las bodegas e instalaciones de la Compañía.

Gestión Humana y Relaciones Laborales:

Evaluar y gestionar los documentos  contractuales del personal de la Compañía, con el fin de acreditar el historial laboral de cada uno de los trabajadores.

Gestionar, promover y acreditar los programas de capacitación y formación del personal interno/ externo de la Compañía, conforme a los requerimientos del cargo y los lineamientos establecidos.

Gestión y control de los ausentismos de los trabajadores de la Compañía, con el fin de promover el desarrollo de campañas de prevención y salud en el trabajo.

Control y seguimiento del estado de salud de los trabajadores de la Compañía con el fin de establecer políticas de seguridad ocupacional.

Seguimiento de los controles del sistema de seguridad y salud en el trabajo, con el fin de mitigar riesgos y coordinar la atención adecuada de los accidentes de trabajo.

Gestionar la entrega de las dotaciones a los trabajadores de la Compañía acorde con las características del cargo.

Promover el desarrollo para la implementación de políticas y programas de seguridad vial, con el fin de prevenir accidentes e imprevistos para los trabajadores motorizados de la Compañía.

Control y seguimiento de los procedimientos de vinculación contractual y retiro del personal de la Compañía.

Gestión Financiera y Contable: 

Control y seguimiento de las obligaciones financieras y contables de la Compañía con el  fin de evitar vencimientos y sanciones tributarias.

Gestionar los ingresos y egresos de la Compañía con el  fin proyectar los estados financieros.

Establecer contacto con las entidades financieras, para ejercer control y seguimiento de las operaciones de pago y de las cuentas bancarias que se manejan corporativamente.

Gestión Comercial y Corporativa:

Vincular jurídica y comercialmente a clientes, proveedores y terceros.

Gestionar los consolidados de clientes y proveedores de la compañía con el fin de tener soporte físico de su vinculación y realizar actividades de fidelización.

Control de las encuestas de satisfacción realizada a los proveedores de la Compañía con  el fin de estandarizar los servicios.

Control y seguimiento a los procedimientos de atención de consultas y reclamos presentados a la Compañía.

Gestión  Administrativa:

Establecer controles de selección de proveedores de acuerdo a los lineamientos internos  de la Compañía.

Seguimiento de los procedimientos de atención a consumidores, clientes y proveedores.

Soporte de los procesos internos de auditoria para cada una de las áreas  y operaciones de la Compañía.

Soporte de las auditorías externas realizadas por los entes certificadores.

Creación usuarios para acceder a los dominios y aplicaciones tecnológicas de la compañía de acuerdo a los requerimientos del cargo.

Gestión y control del software de planificación de recursos empresariales de la Compañía.

TÍTULO V

DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales que estén siendo objeto del tratamiento por parte de la empresa  o los encargados del tratamiento.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

Conocer nuestra política de tratamiento, y los cambios sustanciales que se lleguen a producir en las políticas de tratamiento.

TÍTULO VI

TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

Con ocasión de las actividades desarrolladas por la Compañía,  podrá servirse de transferir y/o transmitir información para que ésta sea tratada por terceros responsables dentro y fuera del territorio nacional. Esta transferencia de datos personales deberá llevarse a cabo con estricta sujeción a lo dispuesto por la presente política de tratamiento y a los estándares de seguridad implementados por la Compañía. Para la transferencia la Compañía solicitará autorización del Titular de la información.

TÍTULO VII

AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO

Para el tratamiento de información personal la Compañía solicitará la autorización previa e informada a los titulares de la información, esta podrá ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas. La Compañía conservará prueba de las autorizaciones obtenidas para el tratamiento de los datos.

TÍTULO VIII

PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE RECLAMACIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

La Compañía dispondrá para las consultas y reclamos los canales y procesos establecidos en el manual de procedimientos para el tratamiento de datos personales que forma parte de esta política, y ejecutará para su atención y trámite las actividades establecidas en su procedimiento de atención de consultas y reclamos.

Consultas

El titular de la información, sus causahabientes o cualquiera otra persona con interés legítimo, realizará las consultas a través de comunicación escrita o por medio de correo electrónico, en el que:

Determine su identidad, incluyendo su nombre y número de identificación

Se especifique de manera clara y expresa el motivo de la consulta

Se acredite el interés legítimo con el que actúa, adjuntando en todo caso los debidos soportes.

Se indique la dirección física o electrónica de correspondencia a la que se pueda remitir la respuesta de la solicitud.

De conformidad con el artículo catorce (14) de la Ley 1581 de 2012: “La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se resolverá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.”

Reclamos

El titular, sus causahabientes o cualquiera otra persona con un interés legítimo que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, o revocación de la autorización otorgada para el tratamiento, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán, por medio físico o electrónico, presentar oportuna reclamación al área responsable. De conformidad con el artículo quince (15) de la Ley 1581 de 2012, dicha reclamación será procedente una vez se verifique el cumplimiento de los requisitos que a continuación se presentan:

“El reclamo deberá: i) incluir la identidad de quien reclama, aduciendo su nombre y número de identificación; ii) especificar de manera clara y expresa el motivo de la consulta; iii) acreditar el interés legítimo con el que actúa el reclamante, adjuntando en todo caso los debidos soportes y, iv) indicar la dirección física o electrónica de correspondencia a la que deba remitirse la respuesta de la solicitud. De encontrarse que el reclamo se encuentra incompleto, “se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.”

En caso de que la Compañía no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

“Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.”

“El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.”

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Si vencido el término legal respectivo, el responsable y/o el encargado, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

TÍTULO IX

ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

La Compañía dispone de un área responsable de recibir, atender y resolver las consultas y reclamos de titulares de datos personales o personas legitimadas para ello. Los titulares podrán presentar sus consultas y reclamos en los siguientes canales:

Correo electrónico:  comercial2@accesointernacional.com

Dirección física: calle 17 número 7-12 oficina 1101 edificio centro empresarial

Teléfono: 3008264204

TÍTULO X

MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

La empresa se reserva el derecho de modificar la política de privacidad de la información de carácter personal en cualquier momento. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet o en el mecanismo habilitado por la Compañía con 15 días hábiles de antelación a su implementación y durante la vigencia de la política. En caso de no estar de acuerdo con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente. Sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.

TÍTULO XI

VIGENCIA

La presente política estará vigente desde marzo de 2017.